KBSYS - Conditions générales de Vente

Conditions Générales de Prestation de Services Informatiques, d’Hébergement de Sites Internet, de licence sur logiciels et de vente de matériel

Dispositions générales :

Article 1

Les présentes conditions générales (en annexe du contrat ou sur le site www.kbsys.pl/cgv.html) régissent, de manière exclusive, toutes relations contractuelles entre KBSYS établie en POLOGNE sous le numéro d'entreprise PL6551991082, et le client. Les conditions générales ou particulières du client sont inopposables à KBSYS. La conclusion de tout contrat entre les parties entraîne automatiquement l’acceptation des présentes conditions générales par le client. Seules les conditions particulières indiquées dans le contrat ou bon de commande ou convenues par écrit entre parties peuvent y déroger. Suivant le contexte et sauf stipulation contraire,

  1. le terme “client” dans les présentes conditions générales doit être interprété comme signifiant également tout prospect, partenaire ou contractant;
  2. le terme “contrat” comme offre, devis, bon de commande, contrat de services, contrat de licence ou tout autre contrat entre les parties;
  3. le terme “service” (singulier ou pluriel) comme toute prestation de développement, création, programmation, hébergement, coordination, maintenance software et hardware, assistance effectué et/ou commercialisé par la KBSYS ;
  4. le terme “logiciel” comme tout logiciel à télécharger sur le site de KBSYS ou installé par KBSYS ; et
  5. le terme “matériel” comme tout hardware et autre produit fourni et/commercialisé par KBSYS.

Article 2

Tous devis et offres émis par KBSYS ont une durée de validité indiquée sur l’offre. Le contrat entre en vigueur par la signature du bon de commande par le client et par KBSYS, et si c’est requis dans le contrat, après paiement par le client d’un acompte convenu. La confirmation éventuelle du bon de commande remplace et annule tout arrangement ou contrat précédent, tant oral qu’écrit relatif à l’objet dudit bon de commande, à l’exception des conventions éventuelles de confidentialité qui restent en vigueur.

Article 3

KBSYS est en droit de considérer le contrat conclu avec le client comme résolu, sans être redevable d’aucune indemnité, dans les circonstances suivantes: faillite, insolvabilité notoire du client, absence de paiement ou paiement tardif des montants dus par le client, non-respect d’une des obligations du client et/ou informations incorrectes sur l’identité et/ou le domicile du client. En cas de résiliation du contrat par le client ou à cause d’une quelconque faute du client, KBSYS retiendra tous les acomptes payés par le client.

La facturation, les prix et les modalités de paiement :

Article 4 (modalité de paiement)

Les paiements devront être effectués en euros par virement bancaire au numéro indiqué sur la facture (IBAN et BIC pour les paiements internationaux). Sauf stipulations contraires, les factures sont payables dans un délai de 10 jours à dater de leur émission. Les prix figurant dans les offres ou autres supports n'ont qu'une valeur indicative. Seuls les prix figurant sur les contrats conclus par toutes les parties ont une valeur obligatoire.

Article 5 (Tarification)

Les prix des services ou de développement de logiciels sont soit des forfaits soit des barèmes en régie, selon les termes du contrat, qui s'appliqueront aux prestations exécutées de façon effective pour le client. Les prix s'entendent en euros.

Article 6 (Réclamations)

Les réclamations concernant les factures doivent parvenir à KBSYS dans les huit jours calendrier de leur réception.

Article 7 (Retard de paiement)

En cas de non-paiement à l'échéance, KBSYS adressera un premier rappel gratuit au client. Ce rappel comportera:

Après ce délai de 14 jours et en cas de non-paiement, KBSYS pourra appliquer:
  1. Des intérêts de retard calculés au taux maximal légal (actuellement 12,5% par an)
    • 20€ si le montant dû est ≤ 150€
    • 30€ + 10% du montant entre 150,01€ et 500€
    • 65€ + 5% du montant au-delà de 500€, dans la limite de 2.000€
Pour les contrats de services récurrents, KBSYS limitera à trois rappels gratuits par an, avec un coût maximal de 7,50€ par rappel supplémentaire.

Article 8

Lorsque le client ne paie pas dans le délai convenu, KBSYS est en droit de suspendre ses propres obligations, sans préjudice de son droit au remboursement des dépens conformément aux dispositions du Code Judiciaire. Dispositions complémentaires:

  1. Les présentes modalités sont applicables sous réserve des législations spécifiques sectorielles (notamment pour les contrats d'énergie, de télécommunications ou de fourniture d'eau), qui peuvent prévaloir en cas de contradiction.
  2. KBSYS assume la charge de la preuve du respect de ses obligations légales en matière de relance et de facturation. En cas de litige, l'entreprise devra être en mesure de démontrer:
    • L'envoi d'un rappel gratuit conforme aux exigences légales
    • Le respect du délai minimal de 14 jours avant toute application de pénalités
    • Le calcul exact des intérêts et indemnités forfaitaires
  3. Les montants et modalités sont établis conformément à la réglementation en vigueur au 1er décembre 2023 et sont susceptibles d'évolution réglementaire.

Licence :

Article 9

En cas de contrat portant sur un/des logiciels, KBSYS accorde au client, contre paiement de redevance(s), pour une durée indéterminée en tant que droit personnel, une licence non exclusive et non transférable d’utilisation de ce(s) logiciel(s), et les routines et autres éléments de propriété intellectuelle intégrés dans ce(s) logiciels, et, le cas échéant, des versions futures, upgrades et mises à jour de ceux-ci. Ces logiciels et les dénominations commerciales s’y rapportant resteront l’entière propriété de KBSYS ou de son fournisseur et ne pourront, en aucun cas, être modifiés ou dupliqués par le client ou être utilisés à d’autres fins que la stricte application à laquelle ils sont destinés.

Les prestations et la livraison :

Article 10

KBSYS s’engage à donner ses meilleurs soins, conformément aux règles de l’art, afin de mener à bien les services. Les obligations de KBSYS ne constituent cependant que des obligations de moyens.

Article 11

Le développement réalisé par KBSYS résulte de la combinaison de routines développées par KBSYS, de librairies acquises auprès de diverses software et de l’environnement de développement, tous ces éléments pour lesquels KBSYS dispose d’un droit d’utilisation pour sa clientèle. En outre les versions compilées ou run times sont mises à disposition des clients conformément aux dispositions des règles de l’éditeur des logiciels d’environnement. Les droits du client ne peuvent porter préjudice aux droits et obligations de KBSYS ou des tiers sur chacun des éléments précités.

Article 12

KBSYS avertira le client au moment où le matériel, les services ou le/les logiciels seront prêts.

Article 13

Sauf si accord différent dans le contrat, les délais courent à dater de la réception de l’acompte par KBSYS. Les délais d’exécution des obligations de KBSYS ne sont pas de rigueur. La responsabilité de KBSYS ne pourra être engagée que si le retard est important et imputable exclusivement à une faute lourde et intentionnelle de sa part. Le client n’a aucun droit de refuser les services, le(s) logiciel(s) et/ou le matériel, d’exiger des dédommagements compensatoires ou la dissolution du contrat pour cause de retard dans la livraison.

Article 14

Sauf convention contraire, le matériel est considéré comme livré et réceptionné au siège de KBSYS, et les risques de perte ou de dommages seront transférés au client dès la prise en charge du matériel par celui-ci. Tous droits et frais quelconques relatifs au transport et à la livraison, en ce compris l’emballage, assurances, entreposage et déchargement, sont à charge exclusive du client.

Article 15

Chaque modification exigée ultérieurement par le client s’écartant de l’accord initial ou chaque prestation supplémentaire nécessaire pour répondre aux besoins du client engendrera un supplément de prix et pourra entraîner l’allongement du délai de livraison ou de prestation.

Article 16

En cas de livraison de matériel par KBSYS (en marge de ses services et/ou logiciels), ce matériel restera sa propriété jusqu’au moment du paiement intégral, même si le matériel se trouve déjà dans les mains du client. Le client s’engage à ne pas le vendre ou céder à des tiers aussi longtemps que le client n’a pas payé l’entièreté du prix. A défaut de paiement du prix à l’échéance convenue, KBSYS pourra, sans mise en demeure, reprendre le matériel, résoudre le contrat, et garder les paiements déjà versés par le client, sans préjudice de tous dommages et intérêts que KBSYS pourrait exiger en plus au client.

Les obligations du client

Article 17

Le Client mettra à disposition de KBSYS tous les documents, matériels, données, réseau, infrastructures nécessaires ou simplement utiles à l’accomplissement des services prévus dans le contrat et dans ses avenants. KBSYS disposera notamment, en cas de besoin, d’un poste de travail, d’un accès au réseau interne et externe du client, de facilités de bureau telles que des moyens de communications téléphoniques, photocopieuses, imprimantes, scanners, accès email et accès Internet.

Article 18

Seul le client se chargera de la sécurité de son réseau contre les intrusions internes et/ou externes, des copies de sauvegarde et back-ups réguliers des données de son système, sauf s’il a été convenu entre les parties que KBSYS s’en chargerait.

Article 19

Le client désignera un responsable de mission, un chef de projet ou une personne de contact chargée de répondre aux demandes de KBSYS et faciliter leur compréhension des structures et modes de fonctionnement du client et de ses propres clients, fournisseurs et/ou tout autre interlocuteur du client.

Article 20

Le client s’engage à ne soumettre l’exécution des Services qu’à KBSYS, durant toute la durée du Contrat.

Les garanties :

Article 21

Les garanties sur le matériel en terme de pièces, main d’œuvre et déplacement sont celles accordées par les constructeurs à KBSYS.

Article 22

Les défauts sur le matériel qui existaient lors de la livraison et qui pouvaient être constatés par le client ou ses employés lors d’un contrôle de routine consciencieux sont supposés acceptés si le client n’a pas fait part de leur existence, par écrit et par envoi recommandé, dans les 48 heures qui suivent la livraison. En cas de signification dans les délais, la même garantie que celle des vices cachés est applicable.

Article 23

Les réparations effectuées dans le cadre de la garantie sont elles-mêmes garanties pendant un délai de deux mois, uniquement en ce qui concerne le remplacement des pièces réparées et qui présentent un défaut reconnu par KBSYS et dont elle est responsable. Ces réparations sont aussi valables pour toute modification à effectuer sur un développement informatique qui présenterait un défaut ou ne correspondrait pas à la réalité des besoins du client et dont KBSYS est responsable et ce, pour un délai de deux mois.

Article 24

KBSYS ne peut en aucun cas être tenue à des dommages indirects quels qu’ils soient, dont notamment par le vol du matériel qui lui est confié, sauf faute grave de sa part.

Exclusion ou limite de responsabilité :

Article 25

KBSYS ne sera, en aucun cas, responsable, de quelque manière que ce soit, de tout préjudice direct ou indirect, ou même s’il y a absence de préjudice (liste non limitative) :

Article 26

Dans le cas où la responsabilité de KBSYS est engagée et même en cas de dol ou de vice caché celle-ci ne sera tenue que des dommages directs et causés exclusivement par sa faute lourde et intentionnelle, excluant tout autre dommage tel que notamment le manque à gagner, augmentation de frais généraux, perturbation de planning, perte de profit, d’exploitation, de données, de clientèle ou d’économie escomptée, ou autre dommage ou perte indirect. Le montant des dommages dont KBSYS pourrait être redevable ne pourra excéder 10% du montant du contrat concerné. Pour ce qui concerne l’hébergement, le montant des dommages ne dépassera pas 10% du coût de la conception du site hébergé et d’une année de redevances de l’hébergement. Pour ce qui concerne les logiciels, le montant des dommages ne dépassera pas 10% du coût d’une année de redevances payées par le client pour la licence d’utilisation des logiciels concernés.

Les causes d'exonération :

Article 27

Sont considérées comme causes d’exonération si elles interviennent après la conclusion du contrat et en empêchent l’exécution: les conflits du travail et toutes autres circonstances telles que: incendie, grève, accident, maladie, mobilisation, réquisition, embargo, insurrection, destruction d’installations ou d’équipements, bugs informatiques, changements de l’environnement informatique, manque de moyens de transport, manque général d’approvisionnements, de retard ou de non-exécution des obligations des fournisseurs ou des sous-traitants de KBSYS, restrictions d’emploi d’énergie lorsque ces autres circonstances sont indépendantes de la volonté des parties. La partie qui invoque les circonstances visées ci-dessus doit avertir par écrit sans tarder l’autre partie de leur intervention aussi bien que de leur cessation. La survenance d’une de ces causes dégage la responsabilité aussi bien de KBSYS que du client. La partie défaillante dans de telles circonstances devra en avertir l’autre partie dans les plus brefs délais, par écrit. Les obligations des parties dont l’exécution est devenue impossible à cause d’un cas de force majeure pourront être suspendues provisoirement ou renégociées. Dans le cas où la force majeure perdure plus de 6 mois, le contrat sera automatiquement résilié ou résolu, sans indemnité, sauf accord contraire des parties.

Confidentialité et droits intellectuels :

Article 28

Tous documents ou données fournis par le client à KBSYS dans le cadre du contrat sont considérés comme strictement confidentiels et constituent l’entière et l’exclusive propriété du client. Ainsi toutes les informations intégrées par le client dans son ou ses sites internet sont également considérées comme étant sa propriété. Sauf si ces informations sont déjà connues du grand public dans le strict respect de la légalité, KBSYS ne pourra, en aucune manière, même indéfiniment après l’exécution complète ou la résolution du contrat, directement ou indirectement,

  1. les dévoiler ou les communiquer à des tiers,
  2. ni en faire usage, pour lui-même ou pour un tiers, autrement que pour la stricte exécution du contrat,
Tous documents, manuels, logiciels, concepts et autres informations, sans limitation, remis ou montrés au client ou développés par qui que ce soit dans le cadre du contrat sont considérés comme strictement confidentiels et constituent l’entière et l’exclusive propriété de KBSYS. Sauf si ces informations sont déjà connues du grand public dans le strict respect de la légalité, le client ne pourra, en aucune manière, même indéfiniment après l’exécution complète ou la résolution du contrat, directement ou indirectement,
  1. les dévoiler ou les communiquer à des tiers,
  2. ni en faire usage, pour lui-même ou pour un tiers, autrement que pour la stricte exécution du contrat,
  3. ni développer, vendre ou livrer du matériel, logiciels ou autres services identiques ou semblables à ceux vendus ou commercialisés par KBSYS.

Article 29

Dans la mesure où certaines informations, éléments et données ne sont pas, en tout ou en partie, la propriété intellectuelle du client, celui-ci garantit avoir obtenu toutes les autorisations nécessaires à l’utilisation ou à la modification de ces informations, éléments et données. Le client prendra à sa charge tout suivi et défense contre toute réclamation éventuelle d’un tiers qui prétendrait avoir un droit intellectuel ou industriel sur un élément quelconque de ces informations, éléments ou données, ou qui intenterait une action en diffamation, dommages et intérêts ou autres.

Article 30

Les services et créations réalisées par KBSYS spécifiquement pour le client en exécution du contrat, notamment la structure du site, la création éventuelle de bases de données, la création du design et des éléments graphiques du site sont mis à la disposition du client, mais restent la propriété exclusive de KBSYS. KBSYS reste en outre propriétaire du savoir-faire développé ou utilisé à l’occasion de l’exécution du contrat et libre de l’utiliser pour toute autre fin, notamment pour la réalisation d’autres services pour d’autres clients. KBSYS pourra notamment réutiliser librement les services, les éléments et les codes développés pour le client pour toute autre application ou service destiné à d’autres clients, sauf s’il a été convenu par écrit entre les parties qu’il en sera autrement.

Référence du client :

Article 31

Sauf convention contraire écrite, KBSYS est autorisée à citer à titre de référence le nom du client sur quel que support que ce soit (brochure, site web, stand, poster, etc.), ainsi que des informations générales et publiques sur les prestations réalisées par KBSYS pour le client Sauf convention contraire écrite, KBSYS pourra demander qu’à un endroit approprié du site figure à l’écran la mention discrète de sa qualité de concepteur du site, avec un lien hypertexte vers une de ses pages. Le client veillera à ce que cette mention et ce lien subsistent à l’endroit approprié, sur chacune des pages du site, et ne soient pas occultés par d’autres textes ou éléments.

Hébergement de sites Internet :

Article 32

Par hébergement, il y a lieu d’entendre l’ensemble des prestations liées à l’hébergement du ou des sites du client, à l’utilisation d’un ou plusieurs comptes e-mails, à la réservation et l’hébergement du ou des noms de domaine choisis, aux suppléments tarifaires pour dépassement de la bande passante des contrats. KBSYS est en droit de sous-traiter ces prestations à un tiers, étant entendu que cette prise en charge par ce tiers ne pourra pas amoindrir la qualité et les performances des prestations en question.

Article 33

Le contrat relatif à l’hébergement entre en vigueur le jour de la réservation du nom de domaine du client. Sauf stipulation écrite et contraire, le contrat d’hébergement est conclu pour une durée d’un an à dater de cette réservation. Le contrat sera ensuite prorogé tacitement pour des périodes successives d’un an, pour autant que l’une des parties n’ait pas résilié le contrat par lettre, par mail avec accusé de réception ou par fax-, au moins un mois avant la date d’expiration de la période en cours.

Article 34

Sauf convention contraire, les redevances pour l’hébergement sont facturées anticipativement pour le montant annuel.

Article 35

En cas de non-paiement, total ou partiel, KBSYS se réserve le droit de suspendre les services nom de domaine et hébergement, sans pour autant effacer les obligations que le client a envers elle. Dans ce cas, le client ne pourra pas invoquer cette raison pour résilier le contrat.

Article 36

Le client reconnaît qu’il est techniquement impossible de fournir un service d’hébergement sans défaut et interruption étant donné que KBSYS ne peut donner de garantie de continuité du service, notamment durant les périodes de maintenance, de réparations, de reconfigurations, de mise à jour des logiciels, de bugs et autres actes techniques nécessaires, ainsi que lors de circonstances indépendantes de sa volonté. Le client accepte expressément que KBSYS puisse à son gré, et sans l’avertir, recourir à des sous-traitants pour fournir le service d’hébergement et/ou service de télécommunication relatif à ce contrat.

Article 37

Lorsqu’un client héberge des sites pour adultes ou de charme, le client s’engage à ne mettre en ligne, directement ou via des liens vers d’autres sites, aucun contenu répréhensible , notamment des photos, textes, son et vidéo enfreignant les dispositions légales, morales, éthiques ou d’ordre public. Le client s’interdit la mise en ligne ou la création de liens vers des logiciels pirates, des programmes pour “hackers”, des sites de fichiers musicaux ou tout autre logiciel ou fichier non autorisé ou répréhensible de par la loi. Au cas où KBSYS serait informée de tels contenus, elle se réserve le droit de contrôler la nature des dits contenus et d’en bloquer immédiatement l’accès. Le client reste seul responsable des actions éventuelles, judiciaires ou non, résultant de la mise en ligne des informations incriminées.

Article 38

En cas d’inexécution par le client de l’une quelconque de ses obligations, KBSYS se réserve le droit de suspendre, sans préavis, l’ensemble des services fournis, sans que cette suspension puisse donner droit à quelle qu’indemnité que ce soit. Les parties conviennent expressément qu’en cas de résiliation par le client du contrat, KBSYS se réserve le droit de facturer un montant de dédommagement équivalent à un an de loyer d’hébergement.

Article 39

La licence prévue à l’article 10 des présentes conditions générales est octroyée uniquement pour la durée de l’hébergement et prendra fin soit au terme du contrat soit en cas de résiliation du contrat.

Article 40

Le client pourra obtenir l’autorisation d’utilisation et de modification des données, moyennant le paiement d’un forfait qui peut être précisé sur simple demande.

Référencement :

Article 41

Le référencement appelé également positionnement consiste à mettre en œuvre une méthodologie ayant pour objectif de faire figurer le site web dans la meilleure position des résultats des moteurs de recherche, pour des requêtes ou mots clé donnés.

Article 42

KBSYS a une obligation de moyen concernant les services compris dans les référencements et ne peut pas être tenue par une obligation de résultat en raison même du fonctionnement d’Internet et des éléments intervenant dans le cadre du référencement. KBSYS ne concède notamment aucune garantie quant à l’inscription du site Internet du client sur un outil de recherche particulier et/ou annuaires et/ou portails. Les moteurs de recherche, annuaires et portails sont libres de déterminer les conditions d’inscription des sites et KBSYS ne pourrait être tenue responsable en cas de refus de référencement ou d’indexation du site du client. Le référencement est basé sur les informations fournies par le client à KBSYS. KBSYS ne peut en aucun cas être tenue responsable si le client lui a fourni des informations erronées ou incomplètes ou s’il a modifié les caractéristiques de son site au cours du ou après le référencement, ainsi qu’en cas de modifications des algorithmes de positionnement des sites de référencement.

Règlement des différends :

Article 43

Sauf accord contraire exprès et écrit entre les parties, les litiges relatifs à la validité, à l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention, qui ne pourraient être résolus à l’amiable seront réglés de la façon suivante : Pour les litiges dont l’enjeu est supérieur à 10.000 €, les parties tenteront de résoudre le litige par la médiation, cette dernière étant introduite par l’invitation en conciliation de l’autre partie auprès du Tribunal de Commerce de Liège. A défaut d’accord quant à l’identité du médiateur, ce dernier sera désigné par le tribunal saisi. En cas d’échec de la médiation, ou pour les litiges dont l’enjeu est inférieur à 10.000 € l’interprétation ou l’exécution de la présente convention seront soumis au tribunal de commerce de Liège. Les différends découlant du contrat ou en relation avec celui-ci seront soumis au droit belge.

Règlement Général sur la Protection des Données :

Article 44

44.1 Les données à caractère personnel sont toutes les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique est considérée comme identifiable si elle peut être identifiée, directement ou indirectement, par un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou par un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

44.2 Le traitement de ces données aura lieu conformément à la loi du 8 décembre 1992 sur le respect de la vie privée et ses décrets d’application, dont le décret du 13 février 2001 visant à adapter cette loi à la Directive européenne 95/46/CE du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et, à partir du 25 mai 2018, conformément au Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD dans la présente convention)

Article 45 : Catégories des données à caractère personnel et finalités du traitement

45.1. Le traitement des données à caractère personnel consiste en un traitement de données de travailleurs — ou d’ex-travailleurs — quel que soit leur contrat de travail, d’administrateurs, de candidats, d’employés, d’apprentis, de stagiaires, d’aidants, de collaborateurs indépendants et des membres de la famille de ses personnes, et de données des clients eux-mêmes (s’il s’agit de personnes physiques) ainsi que des personnes de contact et des responsables qu’ils auront désignés. Dans la présente convention, toutes ces personnes sont reprises sous les termes les personnes concernées.

45.2. Dans le cadre de l’exécution de cette convention, le client, en tant que responsable du traitement, transmettra des données à caractère personnel à KBSYS (voir la liste 1, jointe à la présente convention) et lui donne instruction pour agir en tant que sous-traitant de ces données. KBSYS traitera ces données dans le cadre de cette convention et pour atteindre les finalités détaillées dans la liste 2, jointe à la présente convention. KBSYS traitera exclusivement ces données pour atteindre les finalités reprises dans la présente convention ou pour remplir des obligations légales incombant au client.

Article 46 : Conditions relatives aux sous-traitants

46.1. KBSYS a le droit de faire appel à des sous-traitants pour exécuter des tâches qui lui ont été confiées par le client. Ces sous-traitants ne recevront que les données nécessaires à l’exécution de la tâche qui leur aura été confiée par KBSYS et ne pourront utiliser ces données que pour mener à bien ladite tâche. 46.2. KBSYS est responsable du respect par le sous-traitant des obligations de KBSYS dans le cadre du RGPD et conclura avec chacun d’entre eux une convention garantissant au minimum les mêmes droits et obligations que ceux repris dans la présente convention.

46.3. Le client peut, à tout moment et sur simple demande, connaître la liste dessous-traitants impliqués dans le traitement des données à caractère personnel qu’il aura fournies. La liste 3 (annexée à la présente convention) présente les sous-traitants de KBSYS, au moment où la convention commence. On pourra déroger à cette liste, moyennant l’accord écrit du client. En cas de changement de soustraitant, KBSYS en avertira le client.

Article 47 : Obligations de KBSYS

47.1. KBSYS ne gardera pas les données plus longtemps que nécessaire à l’exécution des tâches pour lesquelles elles lui ont été confiées. Si les données ne sont plus nécessaires, elles seront supprimées, de façon permanente et appropriée, à la demande du client.

47.2. KBSYS veillera à ce que l’accès aux données à caractère personnel devant être traitées soit limité aux collaborateurs chargés de ce traitement, sous son autorité ou sa responsabilité, et qui en ont besoin pour effectuer les tâches confiées par le client dans le cadre de cette convention.

47.3. KBSYS s’engage à conscientiser les collaborateurs chargés du traitement de ces données sous son autorité ou sa responsabilité de l’importance de respecter les dispositions de cette convention. Les personnes chargées du traitement de données à caractère personnel pour le compte de KBSYS se sont engagées à respecter la confidentialité. L’obligation de confidentialité de KBSYS et de ses collaborateurs concernant les données traitées subsistent au-delà du terme du contrat.

47.4. En cas de violation, et en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont il dispose, KBSYS coopérera avec le client pour lui permettre de remplir son obligation d’avertir l’autorité de contrôle compétente et de protéger les personnes concernées par la violation. On entend par violation la destruction, la perte, l’altération et la diffusion, l’accès ou le traitement non autorisés. Si KBSYS détecte lui-même une violation de données, il s’engage à la communiquer au responsable des traitements, dans les meilleurs délais suivant la détection de la violation. Les information suivantes seront précisées :

Toutes ces informations seront communiquées au responsable du traitement par le biais d’un formulaire standard, prévu dans le cadre de la procédure de communication d’une violation de données. 47.5. KBSYS aidera autant que possible le client, en prenant des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à remplir son obligation de donner suite aux demandes de personnes dont des données à caractère personnel sont traitées, et notamment : - la communication des données traitées, - la modification de données inexactes, - la suppression de données, sauf obligation légale de conservation.

Article 48 : Obligation du client

48.1. Le client devra s’assurer que les données transmises soient correctes et complètes et de leur utilisation licite. Il incombe au client d’informer les personnes concernées de la législation et de leurs droits relatifs au traitement des données personnelles.

48.2. Le client veillera à utiliser correctement les logiciels mis à sa disposition par KBSYS. Il assurera une protection adéquate des dispositifs avec lesquels il accédera à ces logiciels et des moyens utilisés pour transmettre des données à caractère personnel à KBSYS.

48.3. Si KBSYS, en application de cette convention et à la suite d’une instruction écrite du client, transmet des données à un tiers, il sera de la responsabilité du client de conclure avec ce tiers les accords nécessaires à la protection des données.

Article 49 : Mesures techniques et organisationnelle

49.1. KBSYS s’engage à prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données d’une destruction accidentelle ou abusive, de la perte, d’une diffusion ou d’un accès non autorisé et d’autres formes de traitement illégal. Il garantira un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données à protéger, compte tenu des possibilités techniques et des coûts que cela implique. KBSYS s’appuiera, dans ce contexte, sur un registre des traitements décrivant toutes les catégories d’activités de traitement effectuées par KBSYS pour le compte du responsable du traitement, conformément aux règles fixées à l’article 30.2 du RGPD.

49.2. KBSYS a désigné un Délégué à la Protection des Données. Il peut être contacté à l’adresse mail suivante : info@KBSYS.be

49.3. KBSYS fournira au client, sur demande de ce dernier, un aperçu des différentes mesures techniques et organisationnelles prises.

Article 50 : Transmission des données à un pays situé hors de l’Union européenne

KBSYS ne transmettra pas de données à caractère personnel à des tiers situés hors de l’Union européenne, sauf sur autorisation expresse et écrite du client.

Article 51 : Contrôle exercé par le client

Le client pourra, à tout moment, demander à KBSYS de lui fournir toute information raisonnable lui permettant de vérifier si les obligations relatives à cette convention sont respectées. Si ces informations sont incorrectes ou insuffisantes, le client pourra, moyennant un préavis d’un mois notifié par écrit, effectuer un audit, afin de vérifier le respect de cette convention. Cet audit sera limité aux seules données du client. KBSYS se réserve le droit de réclamer totalement ou partiellement les coûts engendrés par un tel audit à le client. Le client ne pourra exercer ce droit au contrôle qu’une fois par an.

Article 52 : Durée de la convention

Cette convention commence à partir de la date d’affiliation chez KBSYS et prend fin, au-delà de la date de fin de l’affiliation, lorsque les données sont rendues au client ou lorsque les données sont effacées, étant donné que leur délai légal de conservation a expiré et que les tâches pour lesquelles elles ont été sous-traitées ont été effectuées.

Catégories de données à caractère personnel traitées:

Article 53: Clause de divisibilité

Si une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales sont déclarées nulles, invalides ou inapplicables en vertu d'une loi, d'un reglement ou à la suite d'une décision définitive d'une juridiction comptente, les autres dispositions garderont toute leur force et leur porte. Les parties s'efforceront alors de convenir de dispositions de remplacement qui soient valables et qui se rapprochent le plus possible de l'objectif et de l'esprit des dispositions nulles, invalides ou inapplicables